電子帳簿保存法に対応する最短ルート——中小企業がやるべきことを整理する

「電子帳簿保存法に対応しないといけないらしいが、結局なにをすればいいのか分からない」——経理担当者や経営者からよく聞く声です。法律名は難しそうですが、中小企業が実際にやるべきことは、整理すればそれほど多くありません。

2024年1月からは、メールやWebでやりとりした請求書・領収書などの電子取引データを紙に印刷して保存することが原則認められなくなりました。つまり「これまで通り全部プリントアウトしてファイリング」では済まなくなったということです。

この記事では、電子帳簿保存法の3つの区分を中小企業向けに噛み砕いたうえで、最低限おさえるべき要件と、明日から動ける対応手順を整理します。専門用語は最小限にして、実務で迷うポイントに絞って解説します。

電子帳簿保存法の3つの区分を中小企業向けに整理する

電子帳簿保存法（電帳法）は、帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。対象は大きく3つの区分に分かれており、それぞれ「義務なのか任意なのか」が違います。ここを混同すると「全部やらないといけない」と過剰に身構えてしまいます。

義務化されたのは「電子取引データ保存」だけ

3区分のうち、すべての事業者に義務付けられているのは 電子取引データ保存 の1つだけです。残り2つは「紙の代わりに電子で保存してもよい」という任意の制度です。まずはこの線引きを押さえてください。

自社が「電子取引」をしているか確認する

「うちは紙の請求書ばかりだから関係ない」と思いがちですが、次のようなやりとりはすべて電子取引に該当します。1件でもあれば対応が必要です。

• 取引先からメールにPDFの請求書が添付されて届く
• Amazonや楽天などのWebサイトで物品を購入し、領収書をダウンロードする
• クレジットカードや交通系ICの利用明細をWeb上で受け取る
• クラウドサービスの利用料の請求書を管理画面からダウンロードする

ほぼすべての中小企業がいずれかに当てはまります。つまり「対応不要な会社はほぼない」と考えたほうが現実的です。

電子取引データ保存の要件——満たすべきは2つだけ

義務化された電子取引データ保存には細かい要件がありますが、中小企業が実務で意識すべきは大きく2つです。「真実性の確保」と「可視性の確保」と呼ばれます。難しそうな言葉ですが、やることは単純です。

真実性の確保——データが改ざんされない状態にする

受け取ったデータが後から書き換えられていないことを担保する要件です。次のいずれか1つを満たせば足ります。中小企業の現実解は、多くの場合3番目の「事務処理規程」です。

1. タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
2. 受け取り後すぐにタイムスタンプを付与する
3. 訂正・削除の履歴が残る（または訂正削除できない）システムで保存する
4. 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する

4番目は、要するに「勝手にデータを書き換えない・消さないという社内ルールを文書化して守る」という方法です。国税庁がサンプルのひな形を公開しており、自社名を入れるだけで使えます。費用ゼロで対応できるため、まずはここから始める企業が多いです。

可視性の確保——あとから検索して取り出せるようにする

税務調査などの際に、必要なデータをすぐ探し出せる状態にしておく要件です。具体的には「日付・金額・取引先」の3項目で検索できることが求められます。実現方法は次の2通りです。

• ファイル名で管理する：「20240115_110000_株式会社A.pdf」のように、日付・金額・取引先をファイル名に入れて専用フォルダに保存する
• システムで管理する：会計ソフトや専用ツールに取り込み、検索項目を自動で記録させる

取引件数が月数十件までならファイル名管理でも回りますが、件数が増えるとファイル名の付け間違いや保存漏れが起きやすくなります。その場合はシステム導入を検討する段階です。

対応方法の選び方——無料運用かツール導入か

電帳法対応は「お金をかけずに社内ルールで回す」か「ツールを導入して自動化する」かの二択になります。取引件数と経理担当者の人数で判断するのが現実的です。

取引件数別のおすすめ対応

代表的なツールの位置づけ

すでに会計ソフトを使っているなら、まずはその電帳法対応機能を確認するのが先決です。新規にツールを足す前に、手元のソフトで完結しないかを見ます。

• freee会計・マネーフォワード クラウド：電子取引データの保存・検索に標準対応。すでに使っているなら追加コストなしで要件を満たせるケースが多い
• 楽楽精算・マネーフォワード クラウド経費：領収書の電子保存と経費精算をまとめて効率化したい場合
• 専用の文書管理システム：取引量が多く、部署をまたいで文書を一元管理したい場合

電帳法対応はペーパーレス化の入り口でもあります。経理だけでなく契約書や申請書のデジタル化と合わせて考えると、社内全体の業務改善につながります。何から手をつけるかの優先順位づけは、DXとIT化の違いを整理した記事もあわせて読むと判断しやすくなります。

まとめ：電帳法対応は「電子取引データの保存」から始める

電子帳簿保存法で中小企業が必ず対応すべきは、3区分のうち「電子取引データ保存」の1つだけです。まずは自社の電子取引を洗い出し、国税庁の事務処理規程ひな形を採用し、日付・金額・取引先で検索できる保存方法を整えれば、費用をかけずに最低限の要件は満たせます。取引件数が月100件を超えたあたりが、会計ソフトや専用ツールで自動化を検討する目安です。

よくある質問

Q. 電子取引データを紙に印刷して保存するのは本当にダメですか？

A. 2024年1月以降、電子取引データは原則として電子のまま保存する必要があります。紙への出力保存だけでは要件を満たしません。ただし相当の理由があると認められる場合の猶予措置もあるため、対応が間に合っていない場合は早めに体制を整えてください。

Q. 紙でもらった請求書もスキャンして電子保存しないといけませんか？

A. いいえ。紙で受け取った書類は紙のまま保存して構いません。スキャナ保存は任意の制度です。義務化されているのは、最初から電子データで受け取った取引（メール添付PDFやWebダウンロード）だけです。

Q. 事務処理規程はどうやって作ればいいですか？

A. 国税庁がWebサイトでWord形式のひな形を公開しています。自社名や運用ルールの部分を埋めるだけで使えるため、ゼロから作る必要はありません。作成後は社内で周知し、実際にその通り運用することが重要です。

Q. 罰則はありますか？

A. 要件を満たさない保存をしていた場合、青色申告の承認取消や、隠蔽・仮装があった際の重加算税の加重といったリスクがあります。実務上は、まず最低限の保存体制を整えることが先決です。

「自社のどの取引が電子取引にあたるのか」「いま使っている会計ソフトで要件を満たせるのか」——このあたりの判断は、業種や取引の流れによって変わります。電帳法対応をきっかけに経理まわりを整理したい、という段階の方は、30分の無料相談でご状況を聞かせてください。現状の取引フローをうかがったうえで、追加コストをかけずに済む対応案からお伝えします。